ALLIANSE
Bankene flokker til Eika Depotservice: – Vi sørger for operasjonell stabilitet
Eika Depotservice har hentet mange kompetente depot-medarbeidere fra banker i Trondheim-området. Nå bruker over halvparten av bankene i alliansen tjenesten – og flere har gitt signaler om at de kommer.
Publisert
I 2024 tilsluttet åtte Eika-banker seg til Eika Depotservice. Dermed bruker 36 av alliansens banker tilbudet. Teamleder på Eika Depotservice, Daniel Aas Sundli, forklarer at det øker stabiliteten for bankene som er med.
– Vi ble opprettet i 2012. Den gangen var det syv banker i Trøndelag som ønsket en felles løsning fordi de mente at det var for sårbart når de hadde en eller to ansatte som satt med oppgavene til depot. Hvis en av dem ble syke, så hadde bankene et problem. Derfor ble Eika Depotservice etablert. Vi sørger for operasjonell stabilitet, sier Aas Sundli til BankShift.
Det er ikke bare sårbarhet ved sykdom som er utfordringen med små fagmiljø.
– Når vi får inn banker så gjør de ofte ting på tungvinte måter og det er ikke alltid de er helt oppdatert på nye regler og lover. Ved at vi er et depot som betjener så mange banker, så har vi også ressurser til å holde oss oppdatert, påpeker Aas Sundli.
Da de startet var de fem ansatte. Nå er de blitt 36. Depotservice hører hjemme i Trondheim og Aas Sundli forklarer at de har fått mange gode depotmedarbeidere fra de andre bankene i byen som har nedbemannet sine depotavdelinger. Nå er han klar til å ta imot resten av bankene i Eika Gruppen.
– Vi har fått signaler fra flere av bankene som ikke er hos oss, at de ikke kommer til å ansette flere på depot og at de kommer til oss når det kommer naturlige avganger, forklarer Aas Sundli.
I alt er det 46 banker i alliansen.
Standardisert tilnærming
I starten tok Eika Depotservice over depotrutinene fra de bankene som benyttet tjenesten. Det viste seg at bankene gjorde ting veldig forskjellig og da det kom flere banker til ble det for mye.
– Behandlingstiden hos oss ble lengre mot 2015. Da bestemte vi oss for å levere én standardisert løsning for alle bankene vi betjente. I tillegg lagde vi en depothånbok som vi publiserte på intranettet vårt. Vi støter stadig på nye faglige utfordringer som vi må løse samt at vi må oppdatere oss i takt med endring i lover og relger, og depothåndboken blir oppdatert fortløpende, sier Aas Sundli.
Etter at den standardiserte løsningen var på plass, har behandlingstiden gått jevnt nedover. Innføringen av e-signatur har også bidratt. Eika Depotservice håndterer alt som skjer etter at saksbehandlerne i bankene har fått signatur på lånedokumentene fra låntaker. Men fordi løsningen er standardisert, må bankene fortsatt løse noen av de tradisjonelle oppgavene som depotet vanligvis gjør.
– De to største oppgavene vi ikke gjør, som vi opplever at en tradisjonell depotavdeling som ligger i banken utfører, er å avslutte nedbetalte lån og innfri restsaldo i tilfeller der kunder ønsker å flytte til en annen bank. Grunnen er at det er vurderinger som hver enkelt bank må gjøre i disse sakene, påpeker Aas Sundli.
Gir kun tilbakemelding når noe er feil
Depotet leverer kvartalsrapporter der de gjennomgår hvor nøyaktig både de og bankene er i det de leverer. Bankene får også vite snittet og de får vite resultatet til den beste banken.
– Det skaper litt konkurranse mellom bankene, for ingen ønsker å være dårligere enn de andre, smiler Aas Sundli.
Eika Depotservice tar også direkte kontakt med rådgiverne i bankene når det oppstår en feil. For eksempel at en underskrift mangler eller lignende. Likevel er Eika Depotservice den delen av Eika som medlemmene er mest fornøyd med.
– Vi jobber med å være vennlig og konstruktiv i vår tilbakemelding, så vi er veldig fornøyde med den gode tilbakemeldingen fra bankene, sier Aas Sundli.
Ønsker mer automatisering
Arbeidet i depotet består av mye punching, forteller Aas Sundli, og han ønsker derfor å automatisere bort en del oppgaver.
– Vi sitter tett på utviklingsavdelingen til Eika i Trondheim. Det gjør at vi raskt kan gjøre endringer og vi jobber med å automatisere en del av prosessene. De som kommer til oss fra andre banker, sier at tiden som går fra vi finner ut at vi trenger noe er veldig kort i forhold til andre store banker. Det er en fordel med å ha et lite miljø slik vi har, forklarer Aas Sundli.
– Hvis du begynner å automatisere, vil det da være behov for færre folk?
– Nei, det blir det ikke. Hvis vi får bort puncheoppgavene kan vi bruke mer tid på veiledning og vi skal ha inn flere banker. Og dette håper vi å få til med dagens lagspillere som er i avdelingen, avslutter Aas Sundli.
