Vurderer eget internt vikarbyrå: – Helt ypperlig

Eika Gruppen er inne i en stor sentraliserings- og effektiviseringsfase, og vurderer nå nok et sentralisert tilbud til sine medlemsbanker, muliggjort av gruppens tidligere arbeid med standardisering.

Til og med høsten 2023 jobbet bankene på tvers av ulike plattformer, men nå er alt samlet på én plattform. 

– Det gir gruppen helt andre muligheter til å være effektive og utvikle nye tjenester, har Marianne Groth, konserndirektør for virksomhetsstyring bank i Eika Gruppen, uttalt til BankShift om arbeidet.

Høsten 2024 lanserte også gruppen et eget senter for antihvitvask, som skal erstatte kostbare konsulenter og bistå bankene med operative driften av antihvitvaskingsarbeidet.

Nå planlegger alliansen å høste ytterligere frukter av samkjøringen, og erstatte enda flere konsulenter. Groth kan fortelle at Eika vurderer en tjeneste for å kunne steppe inn for deler av medlemsbankenes økonomi-funksjon midlertidig, i forbindelse med sykdom og uventet fravær. 

– Dette er noe vi nå også ser på å tilby. Når man skal hente vikarer utenfra, tar det jo alltid tid før vedkommende er godt inne i alle systemer og fullt i gang. Ved å kunne hente midlertidig kapasitet fra noen som kjenner både systemene og banken, reduseres både tidsbruk og risiko, sier Groth.

Med dagens nystandardiserte plattform vil slike interne vikarer lett kunne hoppe inn i banker der hvor det er behov.

Vikarbyrået fungerte ikke

Arnfinn-Helge Kvam er banksjef i Valdres Sparebank, og én av årsakene til at denne idéen dukket opp for alliansen.

– Da økonomisjefen vår skulle ut i fødselspermisjon, stod vi i en situasjon hvor vi måtte finne riktig kompetanse. Selv om man har jobbet med regnskap i mange år, kan man ikke bare hente inn en person som har ført regnskap for eksempel et aksjeselskap. Bankregnskap og rapportering er helt egne fagområder, forteller Kvam til BankShift. 

Han sier at banken først fikk på plass en vikar gjennom et byrå, at dette ikke helt fungerte. Banken fikk dermed en overgangsperiode hvor det tok litt tid fra den ene sluttet til den nye var på plass. 

– Da var det godt å ha gjengen i Eika å støtte seg på til opplæring og lignende. Heldigvis fikk vi inn noen som hadde jobbet med bankregnskap tidligere, forteller Kvam.

Reduserer risiko

Etter denne erfaringen spesielt, tenker Kvam at en slik 'vikarpool' som Eika nå foreslår, hadde vært veldig positivt. 

– Det er kostbart med vikarbyråer – det er én ting – men det tar også tid og ressurser internt i banken. Man må følge opp mer før en innleid person er operativ, og det gjør at man mister fokus og ressurser i banken i en periode, sier Kvam.

Han mener at hvis det kommer noen rett fra Eika, kan vedkommende lettere gå rett inn i rollen og utøve den raskt. Da reduserer man også den operasjonelle risikoen for banken, påpeker han.

– Jeg synes derfor dette er veldig positivt. Uforutsette ting kan skje, og da kan man raskt ha behov for ressurser. En slik type pool er helt ypperlig og vil styrke bankene i alliansen.

Ba om vikar-utleie

En annen nøkkel-bank i dette prosjektet, er Orkla Sparebank. 

– Vi meldte inn et spørsmål om dette før jul, forteller Gunn Siri Bonvik, leder for HR og økonomi i banken.

– Vi fikk et uventet sykefravær inn mot årsoppgjøret, som kunne bli et langtidsfravær. Vi er, i likhet med de fleste bankene i Eika, ganske små og har stor nøkkelpersonrisiko. Det er også strenge regler knyttet til tilganger, så det er ikke bare å leie inn en vikar på kort varsel, forteller hun til BankShift.

Banken kontaktet da Eika for å høre om de kunne leie inn en ressurs fra alliansen hvis sykefraværet skulle trekke ut, noe alliansen stilte seg positive til. 

Mistet én av to ansatte

Bankes egen ansatt kom heldigvis tilbake over nyttår, så banken fikk ikke behovet likevel – i denne omgang. Bonvik håper at Eika vil få på plass tilbudet, i tilfelle det skulle bli et langtidsfravær ved neste anledning.

– Det er høy arbeidsbelastning, spesielt inn mot årsoppgjøret, og for vår del ble det en halvering i mannskapet da én person var borte. Det ble mye ansvar på den ressursen som ble igjen på kontoret. Det betyr derfor mye å kunne få inn noen fra Eika på kort varsel, sier Bonvik.

Hun mener, i likhet med Kvam, at opplæring av en utenforstående ville tatt like mye tid som å gjøre jobben selv.  Hun påpeker også at det er kostnadseffektivt bankene å kunne leie inn en vikar fra Eika ved langtidssykefravær, i stedet for å måtte lære opp en ekstern ressurs i både systemer og rutiner.

– Eika gjør allerede rapporteringen for oss og kjenner dermed banken godt, sier Bonvik, som generelt synes standardiseringen av Eika har vært bra for bankene.

Sover godt med Eika

Kvam synes også at standardiseringen som har blitt gjort i Eika har vært positiv.

– Man får ressurser som er virkelig gode på det de skal levere, i stedet for litt gode på mange systemer. Det har slått positivt ut for oss og gjort det lettere å få assistanse, sier Kvam.

Mot slutten av samtalen, vil Kvam gjerne påpeke at enten det gjelder leveranser fra kapitalforvaltning, depotservice eller andre tjenester banken har satt ut, er banken godt fornøyd med å være en del av Eika.

– Jeg sover bedre om natta som banksjef fordi vi er en del av Eika. Det er et godt fagmiljø og gode leveranser, og jeg er trygg på at de også vil levere godt på et slikt tilbud. En slik pool vil gi meg ekstra trygghet som banksjef – det hadde betydd at vi kan være trygge på å være compliant, uansett hva som skjer.